Kako se izdaje faktura u Srbiji: obavezni elementi i primer

Ukratko: faktura, odnosno račun, je dokument kojim prodavac potražuje plaćanje za isporučeno dobro ili izvršenu uslugu. Mora da sadrži tačno propisane elemente: podatke o izdavaocu i kupcu, broj i datume, opis i količinu, kao i iznos. PDV obveznici fakturu izdaju isključivo elektronski, kroz Sistem elektronskih faktura, dok paušalci i drugi van PDV-a izdaju običnu fakturu bez PDV-a, uz napomenu da nisu u sistemu PDV-a. U nastavku su obavezni elementi, numeracija i rok izdavanja, vrste faktura, faktura stranom klijentu, pravila čuvanja i konkretan primer obračuna.

Ko mora da izda fakturu

Fakturu izdaje svako ko vrši promet dobara ili usluga drugom pravnom licu ili preduzetniku. Za PDV obveznike to je zakonska obaveza za svaki promet, i to elektronski. Paušalci i preduzetnici van PDV sistema takođe izdaju fakturu kada posluju sa firmama, ali u jednostavnijem obliku i bez obračunatog PDV-a.

Kako se prelazi na elektronske fakture i registruje na SEF, objašnjeno je u vodiču o prelasku na e-fakture, a pun pregled obaveza u tekstu o e-fakturama i SEF obavezama.

Obavezni elementi fakture

Da bi faktura bila ispravna, mora da sadrži sledeće elemente.

Posebno su važni datum prometa i opis stavki. Datum prometa pokazuje kada je usluga ili roba stvarno isporučena i od njega zavisi poreski period, a opis mora biti konkretan, jer samo „usluge" nije dovoljno. Ako izdavalac nije u sistemu PDV-a, na fakturi se ne iskazuje PDV, ali se navodi napomena da izdavalac nije obveznik PDV-a, na primer poziv na član 33 Zakona o PDV-u. Bez te napomene faktura bez PDV-a nije potpuna.

Numeracija i rok izdavanja

Fakture se numerišu jedinstveno i po redu, najčešće u okviru jedne kalendarske godine, tako da svaki broj postoji samo jednom. Preskakanje brojeva ili duplirana numeracija stvaraju probleme pri kontroli. Faktura se po pravilu izdaje za izvršeni promet, a PDV obveznici je izdaju u rokovima koje propisuje Zakon o PDV-u i kroz SEF. Datum izdavanja ne sme biti pre datuma prometa, jer se time poremeti redosled poreskih obaveza.

Rok plaćanja

Rok plaćanja se navodi na fakturi i ugovara između strana, ali zakon postavlja gornju granicu. U poslovanju između privrednih subjekata rok po pravilu ne može biti duži od 60 dana, a kada je dužnik javni sektor do 45 dana. Ako rok nije naveden, primenjuju se zakonski rokovi. Za naplatu dospelih, a neplaćenih faktura, postoji i put preko izvršitelja, opisan u vodiču o naplati duga.

Vrste faktura

Pored standardne, konačne fakture, postoje i posebne vrste koje prate različite situacije.

• Avansna faktura se izdaje kada kupac plaća unapred, pre isporuke. Kada se promet izvrši, izdaje se konačna faktura u kojoj se već primljeni avans odbija, da se isti iznos ne bi oporezovao dva puta.
• Predračun, odnosno profaktura, je ponuda za plaćanje i nije poreski dokument, pa se na osnovu njega ne knjiži PDV niti nastaje poreska obaveza.
• Knjižno odobrenje i knjižno zaduženje menjaju vrednost prethodno izdate fakture, naniže ili naviše, na primer kod naknadnog popusta ili reklamacije.
• Storniranje se koristi kada je faktura izdata greškom, da se njeno dejstvo poništi.

Primer izdavanja fakture

Pretpostavimo da firma izvrši uslugu vrednu 50.000 dinara i izdaje fakturu. Obračun zavisi od toga da li je izdavalac u PDV sistemu.

Paušalac izdaje fakturu na 50.000 dinara bez PDV-a, sa napomenom da nije obveznik PDV-a. PDV obveznik na istu osnovicu dodaje 20 odsto PDV-a, pa ukupan iznos fakture postaje 60.000 dinara, od čega 10.000 ide državi kao PDV. Kupac koji je i sam PDV obveznik taj iznos PDV-a kasnije odbija kao ulazni. Ako bi kupac platio avans od 20.000 dinara unapred, prvo bi se izdala avansna faktura na 20.000, a potom konačna na 60.000 sa odbijenim avansom, tako da preostaje 40.000 za plaćanje.

Faktura stranom klijentu

Kada se faktura izdaje klijentu u inostranstvu, pravila se razlikuju. Izvoz dobara i usluga iz Srbije po pravilu je oslobođen PDV-a, pa se na fakturi ne iskazuje PDV, uz odgovarajuću napomenu o oslobođenju i, kod robe, uz carinsku dokumentaciju. Kod usluga stranim firmama mesto prometa je najčešće sedište primaoca, pa promet nije u Srbiji i ne podleže srpskom PDV-u, o čemu ima više u vodiču o PDV tretmanu usluga stranim firmama. Faktura stranom klijentu često se izdaje u stranoj valuti, uz prikaz protivvrednosti u dinarima.

Čuvanje faktura

Izdate i primljene fakture su poslovna dokumentacija i moraju da se čuvaju propisan broj godina. Kod PDV obveznika rok čuvanja je po pravilu najmanje deset godina od isteka godine na koju se odnose. Elektronske fakture čuvaju se u digitalnom obliku, a SEF ih dodatno arhivira, ali firma ne treba da se oslanja samo na to, već da vodi i sopstvenu arhivu.

Česte greške

• Datum prometa posle datuma izdavanja. Datum izdavanja ne sme biti pre datuma prometa.
• Faktura bez PDV-a bez napomene. Ako nisi u PDV-u, mora da stoji napomena o tome, inače faktura nije potpuna.
• Generičan opis. Opis kao samo „usluge" nije dovoljan, navedi konkretno šta je isporučeno.
• Preskakanje ili dupliranje brojeva. Numeracija mora da bude jedinstvena i po redu.
• Papirna faktura kao PDV obveznik. PDV obveznik mora da izda elektronsku fakturu kroz SEF, papirna ne važi.

Gde potražiti pomoć

Za ispravno fakturisanje, izbor softvera i obračun PDV-a najpouzdaniji je knjigovođa. Ako tek prelaziš na elektronske fakture, pogledaj vodič o prelasku na SEF, a o ulasku u PDV sistem u tekstu o PDV obvezniku. Sve teme na jednom mestu su u centralnom vodiču o knjigovodstvu za firme i paušalce.