e-Fakture: kako preći na SEF (registracija korak po korak)

Ukratko: prelazak na e-fakture znači registraciju na Sistem elektronskih faktura (SEF), državni portal na adresi efaktura.gov.rs preko kog se elektronske fakture izdaju, primaju i evidentiraju. Registraciju obavlja zakonski zastupnik firme, preko Portala za elektronsku identifikaciju eID.gov.rs, uz kvalifikovani elektronski sertifikat ili korisničko ime i aplikaciju ConsentID. Posle prijave, zastupnik dodeljuje uloge drugim korisnicima, a firma počinje da izdaje fakture i da prima fakture, koje u roku od 15 dana mora da prihvati ili odbije. SEF je obavezan za PDV obveznike i sve koji rade sa javnim sektorom, a dobrovoljno mu mogu pristupiti i ostali.

Šta je SEF i ko mora da pređe

SEF, odnosno Sistem elektronskih faktura, je državno rešenje preko kog firme razmenjuju fakture u digitalnom formatu, umesto na papiru. Sistemom upravlja Ministarstvo finansija, a fakture se automatski evidentiraju kod Poreske uprave. Detaljan pregled obaveza, rokova i kazni dat je u vodiču o e-fakturama i SEF obavezama, a ovde se bavimo samim postupkom prelaska.

Prag za obaveznu PDV registraciju je 8 miliona dinara prometa, o čemu ima više u vodiču o ulasku u sistem PDV-a. Paušalac koji posluje sa firmama u PDV sistemu u praksi takođe treba nalog na SEF, jer te firme fakture očekuju elektronski.

Šta vam treba pre registracije

Pre nego što kreneš, pripremi tri stvari.

• Nalog na eID.gov.rs. Pristup SEF-u ide preko Portala za elektronsku identifikaciju, pa zakonski zastupnik mora imati otvoren nalog na eID.gov.rs. Nalog se otvara jednom i koristi za sve državne portale.
• Sredstvo za prijavu. Kvalifikovani elektronski sertifikat ili korisničko ime i lozinka uz mobilnu aplikaciju ConsentID. Sertifikat izdaju Pošta Srbije, Privredna komora Srbije, MUP, Halcom i drugi ovlašćeni izdavaoci, uz godišnju naknadu, a može se aktivirati i besplatno na čipovanoj ličnoj karti u MUP-u.
• Podatke firme. PIB i matični broj, koje sistem povlači iz registra privrednih subjekata.

Registracija korak po korak

Prvu registraciju obavezno obavlja zakonski zastupnik, jer samo on može da otvori nalog firme i kasnije dodeli ovlašćenja drugima. Ako je obveznik fizičko lice, registraciju obavlja lično.

Načini prijave: sertifikat ili ConsentID

Na SEF se prijavljuješ na jedan od dva načina, oba kroz Portal za elektronsku identifikaciju.

• Kvalifikovani elektronski sertifikat. Isti tip sertifikata koji se koristi za elektronsko bankarstvo i poreske prijave. Čuva se na USB tokenu ili na čipovanoj ličnoj karti, uz čitač.
• Korisničko ime i ConsentID. Prijava korisničkim imenom i lozinkom, uz potvrdu kroz mobilnu aplikaciju ConsentID, koju je obavezno preuzeti i instalirati na telefon.

Bitno je da prijava samo lozinkom, bez sertifikata ili ConsentID potvrde, nije moguća, jer sistem zahteva pouzdanu elektronsku identifikaciju.

Dodela uloga i ovlašćenja

Posle registracije, zakonski zastupnik određuje ko sme šta da radi u sistemu. Uloge se dodeljuju pojedinačnim korisnicima, najčešće knjigovođi i zaposlenima koji izdaju fakture.

Ovakva podela je važna jer knjigovođa obično dobija ulogu za izdavanje i obradu, dok vlasnik zadržava administratorska prava. Bez dodeljene uloge, knjigovođa ne može da radi sa fakturama firme.

Posle registracije: izdavanje faktura

Kada je firma registrovana, e-fakture se mogu izdavati na tri načina: ručno kroz sam portal, kroz knjigovodstveni softver koji se povezuje sa SEF-om, ili kroz ERP sistem kod većih firmi. Za male firme sa malim brojem faktura dovoljan je rad direktno na portalu, a za veći obim se isplati softver koji automatski šalje fakture. Kako se faktura tačno popunjava i šta mora da sadrži, objašnjeno je u vodiču o izdavanju fakture.

Prijem faktura: prihvatanje i odbijanje

SEF ne služi samo za izdavanje, već i za prijem faktura od dobavljača. Primljenu e-fakturu primalac mora da prihvati ili odbije u roku od 15 dana od dana prijema. Rok teče od datuma prijema u sistemu, ne od datuma izdavanja na fakturi.

Kod privatnog sektora, ako primalac ne reaguje u roku od 15 dana, dobija podsetnik i dodatnih 5 dana, a ako ni tada ne reaguje, faktura se automatski odbija. Kod javnog sektora je obrnuto: istekom roka od 15 dana faktura se smatra prihvaćenom ako nije ni prihvaćena ni odbijena. Zato je važno redovno pratiti pristigle fakture na portalu.

E-fakture i odbitak PDV-a

Za PDV obveznike status fakture na SEF-u direktno utiče na pravo na odbitak prethodnog PDV-a. Pravo na odbitak vezuje se za datum prijema i prihvatanja fakture u SEF-u, a ne za datum izdavanja kod dobavljača. Ako fakturu prihvatiš u istom poreskom periodu u kome je primljena, ulazni PDV ulazi u taj period. Ako je odbiješ zbog greške, pa dobavljač pošalje ispravljenu fakturu, ulazni PDV se odbija u periodu kada je nova faktura prihvaćena. Zato kašnjenje sa prihvatanjem može da pomeri pravo na odbitak u naredni period.

Povezivanje sa knjigovodstvenim softverom

Firme sa većim brojem faktura ne rade ručno na portalu, već koriste knjigovodstveni softver povezan sa SEF-om preko interfejsa. Tada faktura nastaje u softveru i automatski se šalje na SEF, a primljene fakture se automatski preuzimaju. Većina knjigovodstvenih agencija već koristi takav softver, pa je najjednostavnije prepustiti im i tehnički deo. Za složenije integracije sa internim sistemima pomaže IT firma.

Česte greške pri prelasku

• Registraciju pokušava neovlašćeno lice. Prvu registraciju mora da uradi zakonski zastupnik, ne knjigovođa bez ovlašćenja.
• Nema naloga na eID.gov.rs. Bez naloga na Portalu za elektronsku identifikaciju prijava na SEF nije moguća.
• Očekivanje prijave samo lozinkom. Uvek je potreban sertifikat ili ConsentID, lozinka sama nije dovoljna.
• Ne prate se pristigle fakture. Propušten rok od 15 dana za prihvatanje ili odbijanje vodi do automatskog odbijanja kod privatnog sektora i do problema sa odbitkom PDV-a.
• Kašnjenje sa prelaskom. PDV obveznik koji ne izdaje e-fakture kroz SEF čini prekršaj, sa kaznama opisanim u vodiču o e-fakturama i obavezama.

Gde potražiti pomoć

Registracija i dodela uloga su tehnički jednostavne, ali ako prvi put prelaziš na e-fakture, najsigurnije je da to uradiš uz knjigovodstvenu agenciju, koja obično vodi i softver za fakturisanje i prati rokove za prihvatanje faktura. Za integraciju SEF-a sa internim sistemima pomaže IT firma. Zvanična podrška dostupna je i na portalu efaktura.gov.rs. Sve teme na jednom mestu su u centralnom vodiču o knjigovodstvu za firme i paušalce.