Profaktura i faktura: šta je razlika i kada koju

Ukratko: profaktura je predračun, dokument koji izdavalac šalje pre prave fakture da bi kupca obavestio šta, koliko i po kojoj ceni namerava da naplati. Nije knjigovodstveni dokument: ne knjiži se, na nju se ne obračunava PDV i ne evidentira se kao prihod. Faktura je, sa druge strane, račun koji se izdaje posle obavljenog posla, jeste knjigovodstveni dokument i osnov je za plaćanje i za PDV. Uobičajen tok je: prodavac pošalje profakturu, kupac na osnovu nje uplati, a onda prodavac izda fakturu. Ovaj vodič objašnjava razliku, kada se koristi koja, šta je avansni račun i koje greške da izbegneš.

Šta je profaktura

Profaktura, poznata i kao predračun ili predračunski račun, jeste poslovna ponuda i poziv na uplatu. Njome kupcu javljaš uslove buduće transakcije, uz podatke za plaćanje, ali ona nikoga ne obavezuje: kupac po njoj može, ali ne mora da plati. Zato se profaktura izdaje pre poslovnog događaja, kao najava, a ne kao potvrda da je posao obavljen.

Ponuda, predračun i profaktura

U praksi se sreću tri slična pojma, koja se razlikuju po tome koliko obavezuju i da li sadrže podatke za uplatu.

Predračun i profaktura koriste se kao sinonimi, dok je ponuda blaži, informativniji dokument. Sva tri se razlikuju od fakture, koja dolazi tek posle obavljenog posla.

Razlika između profakture i fakture

Najkraće: profaktura je poziv na plaćanje, a faktura je dokaz da je posao obavljen i osnov za knjiženje i porez.

Kako teče proces

U praksi profaktura i faktura idu jedna za drugom:

• Prodavac izdaje profakturu sa stavkama, iznosom i podacima za uplatu.
• Kupac na osnovu profakture uplaćuje, čime prihvata ponudu.
• Prodavac potom izdaje fakturu, koja je knjigovodstveni dokument o obavljenom poslu.

Ako kupac ne plati, profaktura jednostavno ostaje neiskorišćena ponuda i ništa se ne knjiži. Podaci za uplatu, poput poziva na broj, prate pravila plaćanja opisana u vodiču o šiframa plaćanja.

Kada se koristi profaktura

Profaktura je najkorisnija kada treba naplatiti unapred ili formalizovati ponudu. Tipične situacije su:

• avansno plaćanje, kada kupac plaća pre isporuke robe ili usluge,
• rad sa novim kupcem, gde prodavac želi uplatu pre nego što krene u posao,
• ponude u postupcima nabavke, gde kupac traži predračun radi odobrenja troška,
• prodaja inostranom kupcu, koji na osnovu profakture izvršava plaćanje.

Elementi profakture

Profaktura po sadržaju liči na fakturu, pa najčešće ima:

• broj i datum predračuna, uz rok važenja ponude,
• podatke o izdavaocu i o kupcu,
• specifikaciju robe ili usluge sa količinom i cenom,
• ukupan iznos i podatke za plaćanje, račun i poziv na broj.

Da ne bi bilo zabune, dokument treba jasno da nosi oznaku profaktura ili predračun, kako se ne bi pomešao sa fakturom.

Profaktura i PDV

Na profakturu se ne obračunava PDV, jer ona nije poreski dokument.

Kada nastaje PDV obaveza

Obaveza po osnovu PDV-a nastaje tek sa prometom ili sa naplaćenim avansom, a iskazuje se kroz fakturu, ne kroz profakturu. Kod obveznika PDV-a faktura mora da sadrži propisane elemente: PIB izdavaoca i primaoca, datum prometa, opis dobra ili usluge, poresku osnovicu, stopu i iznos PDV-a. Kako se izdaje faktura objašnjeno je u vodiču o fakturi, a elektronsko fakturisanje preko Sistema elektronskih faktura u vodiču o e-fakturama i SEF-u.

Avans i avansni račun

Poseban slučaj je kada kupac plati pre nego što je roba isporučena ili usluga izvršena. Tada se radi o avansu. Obveznik PDV-a je u tom slučaju dužan da izda avansnu fakturu, odnosno avansni račun, za primljeni avans, a konačnu fakturu izdaje kada se promet stvarno dogodi. Profaktura sama po sebi nije avansni račun, ona je samo poziv na uplatu; obaveza izdavanja avansne fakture nastaje tek kada avans stigne.

Česte greške

Nekoliko grešaka ume da napravi zabunu ili problem u evidenciji:

• tretiranje profakture kao dokaza da je plaćanje izvršeno, iako je ona samo ponuda,
• izostanak jasne oznake profaktura ili predračun, pa se dokument pomeša sa fakturom,
• knjiženje profakture kao prihoda, umesto da se knjiži tek faktura,
• zaborav da se posle uplate izda faktura, čime izostaje knjigovodstveni dokument.

Profaktura i paušalac

Za paušalca je razlika praktična. Pošto se profaktura ne knjiži, ona ne ulazi u KPO knjigu. U KPO se upisuje prihod tek kada se izda faktura po naplati, o čemu piše vodič o KPO knjizi. Dakle, paušalac može slobodno da šalje profakture kao ponude, a evidentira samo ono što je naplaćeno i fakturisano. Šta paušalac sve mora, a šta ne, objašnjeno je u vodiču o paušalnom oporezivanju.