Knjigovodstveni softver za firme i paušalce: kako izabrati

Ukratko: knjigovodstveni softver automatizuje knjiženje, fakturisanje, obračun PDV-a i zarada i izradu izveštaja. Sam softver nije zakonska obaveza, ali jesu pojedine radnje koje on olakšava: e-faktura se izdaje kroz Sistem elektronskih faktura, a maloprodaja se evidentira preko fiskalnog uređaja. Izbor zavisi od forme firme, obima posla i toga da li radiš sa inostranstvom. Najvažnija podela je cloud naspram desktop rešenja i domaća naspram stranih, jer samo domaća rešenja imaju ugrađenu vezu sa srpskim propisima i SEF-om. Cene se razlikuju od rešenja do rešenja i od plana do plana, pa se biraju uz probni period i ponudu. U nastavku su kriterijumi izbora, a ne reklama konkretnih proizvoda.

Da li je knjigovodstveni softver obavezan

Sam knjigovodstveni softver nije zakonska obaveza. Obaveza su pojedine radnje koje softver olakšava. E-faktura se izdaje kroz Sistem elektronskih faktura i obavezna je za obveznike PDV-a i rad sa javnim sektorom, a SEF se može koristiti i direktno, bez posebnog softvera. Promet na malo evidentira se preko fiskalnog uređaja sa odobrenim ESIR-om, o čemu više ima u vodiču o fiskalnim kasama i fiskalizaciji. Softver, dakle, ne uvodi nove obaveze, već štedi vreme i smanjuje greške kada obim posla poraste.

Šta knjigovodstveni softver radi

Bez obzira na proizvođača, dobar knjigovodstveni softver pokriva sledeće poslove.

• Fakturisanje, izrada izlaznih i evidencija ulaznih faktura.
• Knjiženje, vođenje poslovnih knjiga i glavne knjige.
• PDV, obračun i priprema PDV prijave.
• Zarade, obračun plata, poreza i doprinosa.
• Izveštaji, pregledi poslovanja i finansijski izveštaji.
• Banka, uvoz izvoda i evidencija plaćanja.

Cloud ili desktop

Prva velika podela je između rešenja u oblaku i onih instaliranih lokalno.

Cloud rešenja su pogodna za rad sa više lokacija i saradnju sa knjigovođom na daljinu, dok desktop rešenja odgovaraju firmama koje žele podatke lokalno i rad nezavisan od interneta. Nijedno nije univerzalno bolje, presudne su konkretne potrebe.

Domaća ili strana rešenja

Za poslovanje u Srbiji važna je i podela na domaća i strana rešenja. Domaća rešenja prate srpske propise i imaju ugrađenu vezu sa SEF-om, Poreskom upravom i fiskalizacijom. Strana, opšta rešenja po pravilu nemaju ugrađenu integraciju sa srpskim SEF-om, pa za e-fakture nisu dovoljna sama po sebi. Zato firme koje posluju u Srbiji najčešće biraju domaće rešenje, dok strane alate koriste eventualno za internu evidenciju ili inostrane operacije.

Izbor prema formi firme

Koliko ti softver treba, zavisi od forme i obima.

Poređenje formi sa svim troškovima objašnjeno je u vodiču o paušalcu i DOO, a šta sve obuhvata knjigovodstvo u centralnom vodiču o knjigovodstvu i porezima.

Kriterijumi izbora

Umesto da gledaš samo cenu, uporedi rešenja po stvarnim potrebama.

Kako se naplaćuje softver

Cene se razlikuju od rešenja do rešenja, pa ovde nema univerzalnog iznosa. Najčešći modeli naplate su sledeći.

• Mesečna ili godišnja pretplata, tipična za cloud rešenja, često po broju korisnika ili po planu.
• Jednokratna licenca, tipična za desktop rešenja, uz dodatno održavanje i ažuriranja.
• Po modulima, gde se osnovni paket proširuje dodatnim funkcijama uz doplatu.

Pošto se cene i planovi menjaju, traži aktuelnu ponudu od provajdera i obavezno iskoristi probni period pre odluke. Uporedi i koliko košta dodavanje novog korisnika ili modula kako te kasniji rast ne bi iznenadio.

Probni period i prelazak

Ozbiljna rešenja nude besplatan probni period u kom realno testiraš rad: izdavanje fakture, slanje na SEF, obračun i izveštaje. Ako prelaziš sa starog programa ili sa tabela, planiraj prenos postojećih podataka, jer migracija zna da traje i zahteva proveru ispravnosti prenetih podataka. Najsigurnije je određeni period raditi paralelno u starom i novom sistemu dok se ne uveriš da sve radi.

Ko bira softver, ti ili knjigovođa

Pošto knjigovođa svakodnevno radi u programu, njegovo mišljenje je presudno. Mnoge firme biraju upravo ono rešenje koje njihova knjigovodstvena agencija već koristi, jer to smanjuje dvostruki unos i greške. Ako tek biraš knjigovođu, pitaj ga koji softver koristi i da li podržava e-fakture i tvoju delatnost. O ceni same knjigovodstvene usluge ima više u vodiču o ceni knjigovodstva.

Bezbednost podataka

Knjigovodstveni podaci su osetljivi, pa pri izboru proveri i bezbednost.

• Rezervne kopije, automatske kod cloud rešenja, a kod desktop rešenja ih organizuješ sam.
• Kontrola pristupa, da ne mora svaki korisnik da ima sva prava.
• Zaštita naloga, poželjna dvostruka autentifikacija.
• Zaštita podataka o ličnosti, ugovor o obradi podataka sa provajderom kada je to potrebno.

Česte greške pri izboru

• Izbor bez probnog perioda. Tek u radu se vidi da li rešenje odgovara.
• Gledanje samo cene. Najjeftinije rešenje ume da bude skuplje kroz dodatke i izgubljeno vreme.
• Bez provere SEF integracije. Bez nje e-fakture se rade ručno preko portala.
• Bez dogovora sa knjigovođom. Ako knjigovođa ne radi u tom programu, nastaje dvostruki posao.
• Bez plana za rast. Rešenje koje firma preraste za godinu dana znači skoru novu migraciju.

Softver i fiskalizacija

Ako firma prodaje na malo, softver treba da se poveže sa fiskalnim uređajem. Po važećem modelu fiskalizacije, svaki maloprodajni račun izdaje se preko odobrenog ESIR-a i šalje Poreskoj upravi, o čemu više ima u vodiču o fiskalnim kasama i fiskalizaciji. Mnoga knjigovodstvena rešenja imaju ESIR modul ili se povezuju sa kasom i POS sistemom, pa se promet automatski evidentira i u knjigovodstvu. Ako nemaš maloprodaju, već fakturišeš samo firmama, fiskalizacija ti ne treba, ali ti treba veza sa SEF-om za e-fakture.

Zašto Excel nije rešenje za knjigovodstvo

Mnogi počinju sa tabelama, ali Excel nije knjigovodstveni softver. Tabele nemaju ugrađenu vezu sa SEF-om, ne vode evidenciju o tome ko je šta i kada menjao, a greška u jednoj formuli lako se prenese kroz ceo dokument. Za izdavanje i prijem e-faktura, obračun PDV-a i zarada i izradu zvaničnih izveštaja tabela nije dovoljna. Excel je u redu za lične beleške i grube proračune, ali zvanične evidencije traže namenski alat ili rad direktno na SEF portalu.

Šta pitati provajdera pre odluke

• Da li rešenje ima ugrađenu integraciju sa SEF-om i kako se ona naplaćuje.
• Da li podržava fiskalizaciju i POS, ako imaš maloprodaju.
• Koliko košta dodatni korisnik ili modul kada firma poraste.
• Kako izgleda prenos podataka ako kasnije menjaš softver.
• Kakva je podrška, na kom je jeziku i u kom roku odgovara.
• Gde se čuvaju podaci i kako se prave rezervne kopije.

Gde potražiti pomoć

Za izbor, podešavanje i integracije pomaže IT firma, a za sam izbor i rad u programu knjigovodstvena agencija. Pre odluke napravi kratak spisak svojih potreba, uzmi probne verzije dva ili tri rešenja i uporedi ih po kriterijumima iz ovog vodiča. Sve poreske i administrativne teme za firme i paušalce povezane su u centralnom vodiču o knjigovodstvu i porezima.