Delovodnik: šta je, da li je obavezan i kako se vodi

Ukratko: delovodnik je evidencija svih dokumenata koji ulaze u firmu i izlaze iz nje. Svaki dokument, na primer dopis, ugovor ili rešenje, dobija delovodni broj, uz datum, pošiljaoca ili primaoca, kratak opis i status. Za državne organe vođenje delovodnika je zakonska obaveza, ali za privatne firme, preduzetnike i paušalce nije zakonom propisano, već je stvar interne organizacije. Ono što se često meša sa delovodnikom, a jeste zakonska obaveza za firme, jeste arhivska knjiga. Ovaj vodič objašnjava šta je delovodnik, kada je koristan, kako se vodi, kako izgleda delovodni broj i po čemu se razlikuje od arhivske knjige koju firme moraju da vode.

Šta je delovodnik

Delovodnik, koji se zove i delovodna knjiga ili delovodni protokol, jeste evidencija primljene i poslate dokumentacije. Kada dokument stigne ili se pošalje, upisuje se u delovodnik i dobija delovodni broj pod kojim se dalje prati. Tako u svakom trenutku znaš koji su dokumenti ušli i izašli, kada i u vezi sa čim. Pored primljene i poslate pošte, u delovodnik može da se upiše i interna dokumentacija koja nastaje unutar firme.

Da li je delovodnik obavezan

Ovo je najčešće pitanje, i odgovor zavisi od toga ko ga vodi.

Dakle, preduzetnik ili paušalac ne mora da vodi delovodnik i niko ga zbog toga neće kazniti. Ali pažnja, to ne znači da firma nema nikakvu obavezu evidentiranja i čuvanja dokumentacije. Tu na scenu stupa arhivska knjiga, koja se često pomeša sa delovodnikom, a jeste zakonska obaveza.

Delovodnik nije isto što i arhivska knjiga

Ovo je najvažnija razlika u celoj priči. Delovodnik je opciona interna evidencija, dok je arhivska knjiga zakonska obaveza za pravna lica i preduzetnike.

Šta propisuje Zakon o arhivskoj građi

Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, objavljen u Službenom glasniku broj 6/2020 i u primeni od 2021. godine, uveo je obaveze za sve stvaraoce dokumentacije, dakle i za privatne firme i preduzetnike. Po tom zakonu, privredni subjekt mora da:

• vodi arhivsku knjigu na propisanom obrascu, u koju upisuje celokupan dokumentarni materijal,
• dostavi prepis arhivske knjige nadležnom istorijskom arhivu najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini,
• donese opšti akt, odnosno pravilnik o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe, kao i akt o upravljanju elektronskim dokumentima,
• obeleži i popiše registraturske jedinice arhivskim oznakama.

Kazne za nepoštovanje

Za razliku od delovodnika, gde nema sankcije, kod arhivske knjige postoji. Za pravno lice koje ne poštuje obaveze iz ovog zakona propisana je novčana kazna od 50.000 do 2.000.000 dinara. Zato je važno da firma zna razliku: delovodnik može da preskoči, arhivsku knjigu i pravilnik ne sme. O ovome i drugim poreskim i administrativnim obavezama firme piše vodič o knjigovodstvu i porezima.

Kada je delovodnik koristan iako nije obavezan

Iako nije propisan, delovodnik ume da bude koristan:

• kada primaš i šalješ veliki broj ugovora, rešenja i dopisa koje želiš da pratiš po datumu i statusu,
• kada klijent ili institucija traži formalan protokolarni broj na dopisu,
• kada želiš veću internu kontrolu i jasno praćenje ko je šta primio i kada.

Za malog paušalca sa par dokumenata mesečno delovodnik najčešće nije potreban, dok firmi sa mnogo prepiske može da olakša red u papirologiji. Uredan delovodnik takođe olakšava kasnije popunjavanje arhivske knjige, jer je dokumentacija već zavedena i složena po redu.

Kako se vodi delovodnik

Delovodnik se vodi jednostavno, u svesci ili elektronski, u Excelu, Google tabelama ili posebnom programu. Bitno je da ima jasne kolone:

Za većinu firmi dovoljna je jedna tabela sa ovim kolonama, koja se popunjava redom kako dokumenti stižu i odlaze. Evo kako izgleda par popunjenih redova:

Ručno ili elektronski

Manje firme delovodnik najčešće vode u tabeli, jer je pregledno i besplatno. Ko šalje mnogo dokumenata elektronski, može delovodnik da poveže sa elektronskim potpisom i digitalnom arhivom, pa se svaki dokument čuva i potpisan i zaveden. Bitno je samo da se odabrani način primenjuje dosledno, bez preskakanja rednih brojeva.

Kako izgleda delovodni broj

Delovodni broj je oznaka pod kojom je dokument zaveden, i najčešće se sastoji od rednog broja i godine, na primer 123/2026. Taj broj se upisuje na sam dokument, pa se dopis ili odgovor lako povezuje sa predmetom. Kada nekome šalješ zvaničan dopis, delovodni broj mu daje uredan, protokolisan izgled i olakšava kasnije pozivanje na taj dokument. Uobičajeno je da se numeracija svake godine počinje ispočetka, pa prvi dokument u januaru dobija broj 1, uz novu godinu.

Česte greške u vođenju

Nekoliko sitnica ume da pokvari korist od delovodnika:

• preskakanje ili duplo dodeljivanje istog broja, čime se gubi pouzdanost evidencije,
• upisivanje bez datuma, pa se kasnije ne zna redosled i rokovi,
• mešanje delovodnika sa arhivskom knjigom, iako su to dve različite stvari,
• vođenje delovodnika, a zanemarivanje obavezne arhivske knjige i pravilnika.

Delovodnik i obaveze paušalca

Pošto delovodnik nije obavezan, korisno je razdvojiti ga od onoga što paušalac zaista mora. Paušalac je dužan da vodi KPO knjigu o ostvarenom prometu i da izdaje fakture, dok delovodnik ostaje opciona, interna evidencija. Šta paušalac stvarno mora objašnjeno je u vodiču o paušalnom oporezivanju, a kako se izdaje faktura u vodiču o fakturi. Ako tek otvaraš radnju, korake pokriva vodič o osnivanju preduzetnika. Ukratko, delovodnik je alat za red, a ne zakonska obaveza, dok su KPO knjiga, fakture i arhivska knjiga stvari koje se ne preskaču.